1. Ali je sporočilo res nujno?
Preden pošljete sporočilo, premislite, ali je to res nujno. Ne zapravljajte časa drugih ljudi z nepotrebnimi sporočili.
2. Vedno bodite prijazni
Uporabljajte besedi »prosim« in »hvala«. Ne glede na to, komu pišete, bodite vljudni, ne osorni. Tudi če pišete pritožbo, ne bodite sovražni – na negativno nastrojeno sporočilo verjetno ne boste dobili odgovora. Ne pozabite na tri P-je: primernost, pozitivnost, profesionalnost.
3. Pozanimajte se o imenu naslovnika
Ne bodite leni – poiščite ime naslovnika. Uporabite vire, ki so vam na voljo, npr. LinkedIn, Google in spletno stran podjetja. Če imena naslovnika še vedno niste našli, zavrtite številko podjetja: receptor vam bo zaupal ime osebe, s katero želite stopiti v stik.
4. Nikoli ne napišite »samo«
Kolikokrat ste prebrali sporočilo, ki se je začelo nekako tako: »Pišem vam samo, da bi vam povedal …« ali »Zanima me samo …« Če želite, da bi vas ljudje jemali resno, se odvadite uporabe besede »samo« – primerna je »samo« za klepet.
5. Pravopis in slovnica sta pomembna
Morda se vam zdi samoumevno, pa vendar: če hočete, da vas bo naslovnik vzel resno, morate poznati pravopisna in slovnična pravila jezika. Veliko programov ima vgrajeno možnost samo popravkov, vendar se na to ne zanašajte. Vedno preberite sporočilo, preden ga pošljete. In ne pozabite na ločila.
6. Napišite samo bistveno
Ljudje smo zelo zaposleni, zato si ne želimo brati dolgih elektronskih sporočil. Osredotočite se na bistvene informacije: v prvi vrstici sporočila jasno zapišite, kdo ste in kaj želite.
7. Odstavki so koristni
Če bo naslovnik zagledal dolgo, nestrukturirano sporočilo, ga morda sploh ne bo prebral. Zato morate paziti na primerno členjenost svojega sporočila. Vsaka tema zahteva svoj odstavek.
8. Jasno definirana zadeva
Naslovnik se bo na podlagi zadeve odločil, katero sporočilo bo prebral najprej. Če želite, da je vaše sporočilo prvo na vrsti, se posvetite zadevi. Definira naj tematiko sporočila, hkrati pa naj naslovnika povabi k branju.
9. Oblika je pomembna
Če v sporočilu pošiljate povezavo, namesto dolge kače raje ustvarite hiperpovezavo. Pazite na pisavo, velikost in barvo: pisava naj ne bo ne dolgočasna ne preveč zapletena, velikost naj bo v celotnem sporočilu enaka, različnih barv pa se raje izogibajte. Če se boste potrudili, se bo v svojem odgovoru verjetno potrudil tudi naslovnik.
10. Podpis naj vsebuje relevantne informacije
Vaš podpis naj vsebuje vaše ime, telefonsko številko, naslov podjetja in povezave do relevantnih družabnih omrežij ali spletnih strani.
11. NE KRIČITE!
Uporaba samo velikih črk v zapisanem besedilu pomeni kričanje. Ne zapisujte ključnih besed v sporočilu s samimi velikimi črkami – naslovnik vam ne bo hvaležen, ampak bo mislil, da vpijete nanj.
12. Ohranite jasnost
Potrudite se, da bodo vaša elektronska sporočila kratka, jasna in preprosta. Da bi zveneli profesionalno, vam ni treba uporabljati zapletenih besed in kompleksnih stavčnih struktur.
13. Ne uporabljajte priljubljenih kratic
Čeprav živimo v svetu mobilnih telefonov, prihranite različne kratice in krajšave za kratka sporočila. V poslovnem svetu je uporaba raznoraznih »LOL« in »OMG« strogo prepovedana.
14. Ne uporabljajte smeškov
Enako pravilo velja tudi za smeške. Z njimi sporočate, da svojih čustev ne znate izraziti na drugačen način.
15. Uporabite primerne pozdrave
Vsako elektronsko sporočilo mora imeti primeren uvod in zaključek. Sporočila ne začnite brez primernega pozdrava (Pozdravljeni, Spoštovani, Spoštovana ga. XX). Prav tako ne pozabite na končni pozdrav (Lep pozdrav, S spoštovanjem). Klicaj ima v pisnih besedilih podobno vlogo kot same velike črke, zato se mu raje izognite – namesto njega uporabite vejico.
Vir: LinkedIn